Sport : Sportraad : Reglement
Statuten en huishoudelijk reglement sportraad
Statuten
Artikel 1
In de gemeente Boortmeerbeek wordt een gemeentelijke sportraad opgericht in uitvoering van het decreet van 24 juli 1991 gewijzigd bij decreet van januari 1993, inhoudende de organisatie van het overleg en de inspraak in het gemeentelijk sportbeleid.
Artikel 2
a) De sportraad heeft in het algemeen tot doel de sport, de lichamelijke opvoeding en het openluchtleven te bevorderen, in het belang van het algemeen welzijn en van de algehele lichamelijke en geestelijke ontwikkeling van alle inwoners van de gemeente.
b) Het coördineren van de activiteiten door het tot stand brengen van overleg en samenwerking tussen de verenigingen, diensten en andere kernen op het gebied van competitie- en recreatiesport.
c) Het geven van advies, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek, aan de gemeentelijke overheid en aan particuliere instanties inzake sport- en recreatieaangelegenheden en inzake planning en uitbouw van de desbetreffende infrastructuur.
d) Onderzoek, documentatie en informatie.
e) Het nemen van op de behoeften afgestemde initiatieven, bevorderen van de sportbeoefening en de kaderopleiding.
Artikel 3
De gemeentelijke sportraad is als volgt gestructureerd:
- een algemene vergadering
- een bestuur
De algemene vergadering van de gemeentelijke sportraad bestaat uit de volgende stemgerechtigde leden: elke vereniging, actiegroep, organisatie of instelling die een actieve sportwerking kan aantonen binnen het grondgebied van de gemeente kan één afgevaardigde en één plaatsvervanger aanduiden, volgens de procedure vermeld in art.6.
Artikel 5
Een organisatie die lid van de sportraad wenst te worden, richt een schriftelijke aanvraag aan het bestuur, die nagaat of zij beantwoordt aan de gestelde normen voor erkenning en haar beslissing voorlegt aan de algemene vergadering. De actieve sportwerking moet worden aangetoond door het indienen van een werkingsverslag over het voorbije jaar met opgave van een aantal aangeslotenen en samenstelling van de leiding.
Artikel 6
Om het jaar wordt de algemene vergadering opnieuw samengesteld. Voor het begin van elk werkjaar dat loopt van begin oktober tot eind september, worden alle sportverenigingen, organisaties en instellingen die in aanmerking komen voor het lidmaatschap van de algemene vergadering aangeschreven met de vraag om hun afgevaardigde(n) aan te duiden. Tegelijkertijd publiceert het gemeentelijk informatieblad hiertoe een oproep. Deze afgevaardigden worden in volle vrijheid aangeduid door de betrokken vereniging, organisatie of instelling en moeten voldoen aan volgende voorwaarden:
- geen politiek mandaat uitoefenen
a. plichten van het stemgerechtigde lid:
- onderschrijven van de doelstellingen van de sportraad en verbintenis om actief mee te werken aan de realisatie ervan.
- verbintenis om de algemene vergadering van de gemeentelijke sportraad bij te wonen tenzij er belet is door overmacht of een andere belangrijke reden, in welke gevallen men zich telkens laat vervangen of zich uitdrukkelijk zal verontschuldigen.
- verbintenis voor de afgevaardigden van een vereniging, organisatie of instelling om hun achterban grondig te informeren over de werkzaamheden van de gemeentelijke sportraad en ook geregeld overleg te plegen in functie van het opsporen bij de eigen organisatie van behoeften, ideeën en verwachtingen inzake sportbeleid
- spreekrecht op alle vergaderingen van de gemeentelijke sportraad
- stemrecht in de algemene vergadering
- inzagerecht in alle documenten en dossiers die het gemeentebestuur ter beschikking stelt van de gemeentelijke sportraad
- voorstellen in te dienen in verband met de aankoop van documentatie ten behoeve van de sportraad. Deze informatie kan door iedereen geraadpleegd worden.
De algemene vergadering kan ten allen tijde waarnemende leden met raadgevende stem toelaten. De gemeentelijke ambtenaar en de schepen van sport zijn permanent waarnemende leden, alsook één afgevaardigde van de cultuurraad en één afgevaardigde van de jeugdraad. Zij hebben geen stemrecht.
Artikel 9
Er komt een einde aan het mandaat door:
- het intrekken van hun opdracht door de organisatie, vereniging of instelling welke zij vertegenwoordigden. Deze intrekking moet schriftelijk aan het bestuur van de sportraad worden toegezonden.
- het ontslag van de betrokkene zelf uit de sportraad of uit de organisatie. Dit ontslag moet schriftelijk worden meegedeeld door de betrokkene of de organisatie aan het bestuur van de sportraad.
- drie opeenvolgende afwezigheden zonder verontschuldiging.
- het intrekken van de organisatie, vereniging of instelling uit de sportraad. Deze terugtrekking moet schriftelijk en gemotiveerd aan het bestuur van de sportraad worden toegezonden.
Als wordt vastgesteld dat aan het mandaat van een lid van de algemene vergadering een einde is gekomen, moet de organisatie worden verzocht binnen de drie maanden in zijn vervanging te voorzien, zoniet vervalt het lidmaatschap van deze vereniging, instelling of dienst en kan het alleen worden terug verkregen na het indienen van een nieuwe aanvraag.
Artikel 11
De algemene vergadering kiest om de twee jaar bij het begin van het werkjaar een bestuur van minstens vier en maximum acht leden. De gemeentelijke ambtenaar en de schepen van sport zullen als waarnemende leden van het bestuur worden uitgenodigd.
Artikel 12
Het bestuur vergadert in principe maandelijks, behalve in juli en augustus. Zij kan ook worden samengeroepen op vraag van tenminste de helft van de bestuursleden. Om geldig te beslissen is de aanwezigheid van de helft plus één van de bestuursleden vereist. Is die voorwaarde niet vervuld, wordt het bestuur binnen de acht dagen opnieuw samengeroepen met dezelfde agenda en kan zij geldig beslissen, ongeacht het aantal aanwezige leden.
Artikel 13
De algemene vergadering komt tenminste twee maal per jaar samen. Zij spreekt zich uit over de adviezen aan het gemeentebestuur, over het werkprogramma en over alle belangrijke aangelegenheden, die de goede werking van de sportraad mogelijk maken.
Elk jaar worden de rekeningen van het afgelopen jaar en de begrotingen van het volgende jaar voorgelegd aan de gewone algemene vergadering. De kasgelden worden bewaard door de penningmeester. Acht dagen voor de algemene vergadering zien twee commissarissen, aangeduid door de vorige algemene vergadering, de kasgelden en rekeningen na. Zij brengen hierover verslag uit aan de algemene vergadering.
Bij ontbinding van de sportraad worden de netto-kasgelden overgemaakt aan een andere vereniging met een soortgelijk maatschappelijk doel, die door de gemeenteraad, op advies van de algemene vergadering van de sportraad, wordt aangewezen.
Artikel 14
De algemene vergadering kan steeds werkgroepen oprichten. Elk lid van de sportraad kan hieraan deelnemen. Ook andere geïnteresseerde sporters en/of deskundigen kunnen lid worden van een werkgroep.
Artikel 15
Alle beslissingen van de algemene vergadering worden genomen met een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden, behalve een wijziging van het huishoudelijk reglement en statuten, waarvoor twee derde van de stemmen nodig zijn.
Huishoudelijk reglement van de gemeentelijke sportraad
Artikel 1
Het huishoudelijk reglement regelt de inwendige aangelegenheden van de sportraad.
Artikel 2
Het bestuur van de sportraad onderzoekt de schriftelijke erkenningsaanvragen waarvan sprake is in artikel 5 en 6 van de statuten.
Artikel 3
Tijdens de eerstvolgende algemene vergadering worden de erkenningsaanvragen door het bestuur toegelicht. De aanvragende organisatie krijgt de kans zich voor te stellen. Vervolgens gaat de algemene vergadering over tot de erkenning of eventuele niet-erkenning.
Artikel 4
Erkenningen kunnen desgevallend door de algemene vergadering worden ingetrokken, mits dit als agendapunt wordt vermeld.
Artikel 5
Het aantal bestuursleden wordt bepaald door de algemene vergadering. Het uittredende bestuur houdt toezicht op de verkiezing van het nieuwe bestuur. Er worden lijsten met kandidaten samengesteld. Alleen effectieve stemgerechtigde leden van de sportraad kunnen zich kandidaat stellen.
Artikel 6
Voor de te verkiezen bestuursplaatsen worden de kandidaturen opengesteld en ingewacht door het uittredende bestuur, op de eerste vergadering van de vernieuwing van de algemene vergadering. Het bestuur wordt verkozen op de eerstvolgende algemene vergadering.
Artikel 7
Het bestuur voert het dagelijks beheer van de sportraad, zij bepaalt de houding van de sportraad ten overstaan van bepaalde dringende en actuele problemen en geeft hiervan kennis aan de algemene vergadering. Deze procedure is enkel gangbaar indien het bestuur de algemene vergadering niet meer kan samenroepen. Zij stelt een ontwerp van begroting op en houdt toezicht op de rekeningen.
Artikel 8
Het bestuur bereidt de algemene vergadering voor en stelt de agenda ervan op. Zij voert de beslissingen van de algemene vergadering uit. Zij neemt kennis van de briefwisseling en zorgt ervoor dat daaraan het nodige gevolg wordt gegeven. Het bezit van de sportraad, dat door het gemeentebestuur en anderen ter beschikking wordt gesteld, wordt gezamelijk beheerd door het bestuur. Voor het vervullen van haar taak, kan het bestuur deskundigen uitnodigen en opdrachten geven aan derden. Het bestuur beslist bij meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.
Artikel 9
Het bestuur zorgt voor de notulen van zowel de algemene vergadering als van de bestuursvergadering. Zij staat in voor het administratief werk in samenwerking met het gemeentepersoneel, dat door het gemeentebestuur ter beschikking wordt gesteld van de sportraad. Zij houdt tevens een regelmatig ingevuld kasboek bij.
Artikel 10
De werkzaamheden van de werkgroepen worden bij voorkeur geleid door een lid van het bestuur. Naast leden van de algemene vergadering kunnen ook deskundigen of niet-leden deel uitmaken van deze werkgroepen.
Artikel 11
De werkgroepen kunnen worden belast met de praktische uitvoering van beslissingen, het organiseren van bepaalde activiteiten of het voorbereiden van bepaalde onderwerpen.